Principios básicos para organizar un evento para captar fondos

Agustín Pérez, director de Ágora Social

Para muchas organizaciones los eventos suponen una vía de recaudación de fondos rápida y, en muchas ocasiones, muy remuneradora. También suelen tener un componente comunicativo muy importante, pues a menudo sirven para sensibilizar sobre una causa o problema, así como para aumentar la notoriedad de la organización.

Los eventos presenciales constituyen la fuente de recaudación de fondos principal para muchas ONG. Sin embargo, debido a la pandemia en los últimos meses hemos visto cómo se han tenido que reinventar. La imposibilidad de reunir a muchas personas en un mismo lugar ha obligado a suspenderlos y en muchos casos a trasladarlos al entorno digital.

Ya sea de forma presencial o, como ocurre ahora, a través de los medios online, la celebración de un evento para captar fondos debe cumplir con una serie de principios básicos para que este sea un éxito:

• Tener clara la finalidad del evento y que esta sea motivadora para el público al que se pretende atraer.
• Formular un objetivo económico y elaborar un presupuesto.
• Adaptar el contenido del evento a la causa y al entorno en el que se desarrollará.
• Definir bien el público al que se dirige.
• Contar con un equipo organizador entusiasta y dedicado.
• Asegurarse de cumplir con todos los requisitos legales.
• Elaborar un plan mucho antes del evento y seguirlo cuidadosamente.
• Llevar un riguroso control de los ingresos y gastos.
• Promocionarlo adecuadamente.

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Prioriza las necesidades de tu organización

Muchas ONG malgastan esfuerzos en eventos que tienen pocos resultados tangibles, sobre todo en términos económicos o de generación de contactos cualificados.  A veces se hacen por costumbre o porque hay algún miembro que tiene facilidad para organizar determinado tipo de evento. Cuando estés estudiando varias alternativas, no pierdas de vista las necesidades de tu organización ni las preferencias de la gente que vive en el entorno en el que operas. Hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cubre este tipo de evento las necesidades financieras, comunicativas y éticas de la organización?
• ¿Tiene el equipo ilusión en este proyecto?
• ¿Tienen el personal el tiempo, la habilidad y el talento necesarios para llevarlo a buen término?
• ¿Tiene la organización los recursos económicos, materiales y técnicos necesarios para realizar este proyecto? (En ocasiones, además de contar con los recursos hay que tener liquidez para afrontar puntas de gastos cuantiosos).

Si la respuesta a estas preguntas es afirmativa, determina si es adecuado para el público objetivo al que te interesa llegar. Si tus objetivos son puramente económicos y te da igual qué público acuda con tal de que el evento para captar fondos sea un éxito, lo único que debe preocuparte es averiguar a qué clase de gente le interesa tu evento para promocionarlo adecuadamente.

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