¿De verdad necesitas organizar este evento?

Por Agustín Pérez, director de Ágora Social

Los eventos pueden ser una buena forma de recaudar fondos de forma rápida. 

Con frecuencia cumplen también objetivos de comunicación, como pueden ser sensibilizar sobre un problema o aumentar la notoriedad de la organización. 

A lo largo de mi trayectoria he visto, sin embargo, eventos que no se sabe muy bien para qué se hacen. Incluso algunos que arrojan un resultado económico deficitario y, a pesar de ello, se siguen haciendo con la falsa creencia de que son útiles para sembrar conciencia que más adelante dará una buena cosecha.

Ten claro para qué lo organizas

Si es para recaudar fondos, no valen excusas. Tiene que arrojar un beneficio y este debe ser sustancial. Digamos que se puede marcar un retorno sobre la inversión mínimo de 3 euros por cada euro invertido. Si no es así, podemos desestimarlo si juzgamos que tiene un coste de oportunidad muy elevado, es decir, que podríamos hacer una actividad alternativa más remuneradora.

Los eventos son una de esas escasas fuentes de dinero de libre disposición, es decir, que la organización puede gastar en lo que quiera. No obstante, en ocasiones puede ser bueno comunicar que la recaudación se aplicará a un destino específico si se cree que ello puede motivar una mayor asistencia.

Si la recaudación no está afectada a un proyecto o programa concreto, es conveniente que se vincule el evento, aunque sea simbólicamente, a uno de ellos o a la causa en general. Cuando trabajaba en Amnistía Internacional organicé un concierto de múltiples artistas femeninas que vinculamos a la causa de las refugiadas. El evento fue una ocasión para obtener una amplia cobertura de prensa en la que difundimos el mensaje clave de que el 80 % de las personas que huyen de sus países son mujeres. Cumplió, así, un doble fin educativo y de recaudación.

Formula un objetivo y haz un presupuesto

El principal propósito de un evento de recaudación que merezca tal calificativo es obtener el máximo dinero con el mínimo coste.

Establece un objetivo económico preciso de ingresos, basado en un pronóstico del número de asistentes, en eventuales patrocinios, en venta cruzada de productos a los asistentes o cualquier otra fuente de ingresos.

Luego estima los gastos. Conviene, a diferencia de los ingresos, sobrestimarlos por si acaso. Incluso añadir una partida de imprevistos que represente entre un 10 y un 20 % del total.

Analiza el beneficio potencial. Aunque para ello también tienes que tener en cuenta un coste difícil de calcular: el del esfuerzo humano invertido, ya sea por personal remunerado. Puede que la estimación de este esfuerzo te lleve a la conclusión de que el resultado financiero no merezca la pena por su coste de oportunidad. El tiempo del personal es un activo tan valioso como el dinero; úsalo con sensatez. Si se involucra a personal voluntario, aunque no suponga un coste económico directo, sí tiene un coste de oportunidad, ya que es un recurso que tal vez podría emplearse mejor en otro tipo de evento o en una actividad de recaudación de fondos diferente.

El beneficio es importante, pero hay que ponderarlo junto con los riesgos. Analiza estos con mente fría. Piensa en qué consecuencias financieras y de otro tipo tendría no cubrir los gastos.

Para esta evaluación es esencial usar el concepto de punto de equilibrio. Por ejemplo, si planeamos organizar una fiesta en la que se recauda con el pago de una entrada, determina cuántas hay que vender para cubrir gastos. Pregúntate entonces: ¿Es razonable esperar que consigamos ese número de asistentes? ¿Es inferior a la mitad del aforo del local donde se va a realizar? Si la respuesta a cualquiera de esas preguntas es negativa, ¡piénsalo dos veces antes de seguir adelante con el evento!

En definitiva, los eventos de recaudación de fondos deben tener objetivos económicos definidos y tener una expectativa razonable de que serán suficientemente rentables en relación a otras alternativas, considerando también el despliegue de energía que requieren y que con frecuencia es un coste oculto que no se computa.