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Cómo organizar un evento online para recaudar fondos: el ejemplo de InteRed

María Acevedo, consultora

Los eventos online han llegado para quedarse. En los últimos meses, muchas organizaciones se han visto obligadas a adaptar sus eventos presenciales y convertirlos en virtuales para seguir recaudando fondos.

Una tarea que no resulta sencilla, pues no vale simplemente con trasladar el evento presencial al entorno online. Los eventos virtuales requieren una planificación y enfoque diferentes en cuanto a su producción, gestión y promoción.

Así lo entendieron en InteRed, una fundación española que decidió apostar por los eventos online lanzando una carrera virtual. Lorenzo Herrero, coordinador de comunicación y captación de fondos de InterRed, nos cuenta cómo surgió y se desarrolló esta iniciativa solidaria, que acabó superando sus expectativas.

 

¿Cómo surgió la idea?

Esta fundación que trabaja en el ámbito de la educación celebra todos los años una semana solidaria, con actividades en las que participan los niños y niñas de su red de centros educativos.

Ante la imposibilidad de llevar a cabo estas actividades de forma presencial, decidieron adaptar las carreras físicas que sus centros realizaban -y que conseguían congregar a un buen número de participantes- creando una carrera virtual, bajo el nombre #EstoNoEsUnaCarrera.

Para ello, se pusieron en contacto con Kinendu, una aplicación solidaria que permite registrar los kilómetros recorridos mediante la creación de carreras virtuales.

El objetivo era sumar kilómetros por la educación. Homenajear a docentes en España y todo el mundo que recorren miles kilómetros para llegar a escuelas, a veces, en aldeas remotas sin acceso a Internet ni transporte.

Así, propusieron a alumnos, sus familias, profesorado de los centros educativos y la base social de Intered que participaran realizando un recorrido libre de 4 o de 8 kilómetros, a través de esta aplicación, en la que con la compra de un dorsal se realizaba la donación.

No se trataba de un evento único en una fecha concreta sino que era una carrera abierta. Duró 20 días, durante los cuales, los participantes podían ir sumando kilómetros a sus dorsales.

Lorenzo Herrero, el coordinador de esta acción, nos explica que los preparativos duraron alrededor de dos meses. Su difusión se realizó a través de los centros educativos. También con publicaciones en las redes sociales de InterRed y el envío de una newsletter a sus socios y donantes. Además, prepararon materiales educativos complementarios para trabajar en las aulas con los alumnos y animarles a participar.

 

¿Qué resultados obtuvieron?

Se pusieron como meta sumar entre todos los participantes 8.000 kilómetros. Al final, superaron los 20.000 kilómetros recorridos, a través de la venta de 783 dorsales. Consiguieron recuperar la inversión que habían realizado (el coste de la aplicación, principalmente) y fondos para ayudar a financiar varios proyectos de educación.

Tan satisfechos quedaron con esta iniciativa, que han decidido lanzar una nueva carrera online. En este caso tendrá como objetivo captar fondos para proyectos de apoyo a mujeres víctimas de violencia y su intención es hacer una promoción más abierta e intensa para abrirse a otros públicos (especialmente empresas).

 

¿Cuál fue la clave del éxito?

Para Lorenzo Herrero, una de las claves del éxito fue el uso de Kinendu, porque les permitió crear una relación y una personalización en la comunicación con los participantes de la carrera. Mediante la descarga de la aplicación, los participantes recibieron su dorsal, podían saber la distancia recorrida, recibieron un diploma de participación, así como un mensaje de agradecimiento. De esta forma, se pudieron acercar más personalmente a todos los asistentes.

Otro de los puntos fuertes fue la forma en la que se planteó la carrera. No se quería promover una competición al uso sino una unión de los centros educativos. De hecho, de ahí surgió el nombre #EstoNoEsUnaCarrera. Desde InteRed vieron que a raíz de la pandemia se había creado una necesidad y un deseo de estar unidos, de crear vínculo, aunque fuera de forma virtual y lo canalizaron creando esta “no carrera”.

Como ves, organizar una carrera virtual no tiene por qué ser un quebradero de cabeza. Lo más importante es conocer bien a tu público objetivo e intuir qué tipo de evento puede encajar mejor con él. Lanzarlo en el momento adecuado y contar con las herramientas más adecuadas te ayudará a que tu evento se convierta en un éxito.

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