María Acevedo, consultora
¿Te estás planteando organizar un evento virtual pero no sabes por dónde empezar? ¿Tienes claro qué tipo de evento quieres hacer pero dudas sobre cuáles son las herramientas más indicadas?
En esta entrada de blog te voy a dar ideas sobre algunas de las herramientas y plataformas más adecuadas para organizar un evento online para captar fondos.
Cuando te planteas lanzar un evento, ya sea virtual o presencial, lo primero que debes hacer es asegurarte de cumplir con una serie de principios básicos para que este sea un éxito.
También tendrás que tener en cuenta que al tratarse de eventos online, deberás utilizar herramientas y plataformas digitales. Por ello, es recomendable que te tomes un tiempo para elegir la que mejor se adapte a tu organización y a tu objetivo y conocer su funcionamiento.
Para determinar qué herramientas digitales necesitarás, deberás responder a preguntas como:
- ¿Será un evento público o privado?
- ¿Harás una emisión en directo?
- ¿Habrá entradas o inscripciones?
- ¿Cuántos asistentes esperas?
- ¿Qué tipo de audiencia participará?
- ¿Cómo esperas que se implique tu audiencia?
- ¿Qué contenidos vas a ofrecer?
- Si pides donaciones, ¿cómo se podrán realizar?
Una vez que tengas respuestas a estas cuestiones, será el momento de decidir qué herramientas vas a utilizar para llevar a cabo tu evento. He aquí algunas que te pueden resultar de gran utilidad.
Plataformas de videoconferencias
Existen multitud de programas con los que conectar con tus donantes o simpatizantes para realizar, por ejemplo, un encuentro o una conferencia.
De todas ellas, Zoom es probablemente la más utilizada. Ofrece 40 minutos de emisión y hasta 100 participantes de forma gratuita. Las versiones Pro, Business y Enterprise incrementan el número de participantes, la duración de una reunión y ofrecen más prestaciones.
Plataforma de venta de entradas
Si tu evento está concebido para que los participantes paguen una entrada para asistir, tendrás que utilizar alguna de estas plataformas, que también te permitirán controlar la asistencia.
Eventbrite es una de las plataformas de venta de entradas más usadas en España. Tiene página en español. Cobra como comisión un 6% del precio de cada entrada vendida. Ofrece descuento para organizaciones sin ánimo de lucro: un 2% si se trata de una donación, pero en ese caso no permite fijar un precio concreto para la entrada.
Ticketpass es una plataforma ética de venta de entradas que dona el 50% de la comisión por cada entrada vendida a proyectos sociales (a partir de 1.9% + £0,50 por entrada). Es inglesa, por lo que su web está en inglés y el precio se muestra en libras esterlinas.
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Redes sociales
Prácticamente todas ofrecen la posibilidad de emitir en directo. Tendrás que decidir cuál de ellas es la que más se adapta al evento que quieres hacer y a tu público objetivo.
Facebook Live permite emitir en directo y recaudar fondos a la vez. Solamente los perfiles verificados pueden hacer uso de esta herramienta.
Durante toda la emisión, los espectadores ven una opción para hacer una donación directamente desde la propia plataforma. Una vez terminada la emisión, el vídeo de la misma se mostrará como cualquier otra publicación. Has de saber que Facebook no aplica comisiones a este tipo de donaciones.
Youtube, la plataforma de vídeos por excelencia, también cuenta con una herramienta de emisión, Youtube Live. Para poder emitir en directo desde un dispositivo móvil, tu canal debe estar verificado y tener al menos 1.000 suscriptores. Y en este caso, no se pueden recoger donaciones, ya que por el momento, solamente los canales en Estados Unidos, Canadá y Reino Unido pueden hacer uso de sus herramientas de recaudación de fondos.
Plataformas de pago
Otra opción para monetizar tu evento virtual es recibir donaciones directamente a través de una pasarela de pago online.
De todas ellas, probablemente Paypal sea la más usada. Cuenta con un servicio específico para organizaciones sin ánimo de lucro, aunque cobra comisión: 1,9% + 0,35 euros por transacción. Permite, además, añadir fácilmente un botón de ‘Donar’ al sitio web.
Bizum también es una alternativa para recibir donaciones. No cobra comisiones, aunque tiene la gran desventaja de que no permite recopilar datos de contacto de los donantes.
Plataformas de dinamización
Si te preocupa que los participantes en tu evento online tengan poca implicación y motivación, puedes utilizar este tipo de herramientas para conseguir que participen de una forma más activa y enriquecedora.
Con Genially puedes crear recursos interactivos para captar mejor la atención y el interés de los asistentes, como presentaciones, vídeos, infografías, cuestionarios, mapas y mucho más. Tiene una versión gratuita con la que se puede elaborar infinidad de contenido, aunque no permite descargar ni eliminar su logotipo.
Wooclap es otra herramienta para eventos online interesante para utilizar en tus eventos virtuales que sirve para interactuar en tiempo real con la audiencia. Con ella se pueden crear encuestas y preguntas en vivo para que los participantes contesten en el mismo momento. Permite mostrar los resultados en tiempo real. También dispone de una cuenta gratuita, aunque con limitaciones.
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