Los 6 pasos para desarrollar el plan estratégico de tu organización

Por María Acevedo, consultora

Al igual que un navegador GPS necesita un destino para indicarte cuál es la mejor ruta que debes seguir, una organización precisa contar con un plan estratégico para determinar cuáles son sus objetivos y qué debe hacer para alcanzarlos.

Elaborar un plan estratégico requiere tiempo y trabajo, pero resulta un paso imprescindible para hacer avanzar y crecer a una organización. Se trata de un programa de actuación que recoge qué se pretende conseguir y cómo lograrlo.

Si en tu organización os encontráis en el momento clave de desarrollar un plan estratégico y no tenéis muy claro cómo empezar, ni qué pautas debéis seguir, aquí encontrarás algunas claves que os ayudarán a elaborarlo paso a paso.

1. Preparar el proceso de planificación

Antes de comenzar a desarrollar tu plan estratégico, primero debes asegurarte de:

• Tener clara la motivación para hacerlo.
• Corroborar que tu organización está lista para este proceso.
• Involucrar a las personas relevantes.
• Promover la planificación.
• Organizar el trabajo de planificación.

2. Definir el ideario

Una vez asegurados los puntos anteriores, el siguiente paso es com­probar que el ideario organiza­cional sea adecuado, y ajustarlo o definirlo en caso de ser necesario.

El ideario se compone de:

• Finalidad. Es la causa suprema a la que la organización pretende aportar. Por ejemplo, “acabar el hambre en el mundo”.
• Misión. Es el impacto que la organización se compromete a cumplir, su apor­tación ante esa finalidad. Por ejemplo, “potenciar sistemas alternativos de produc­ción de alimentos en países por debajo de la línea de pobreza”.
• Visión. Es la organización que se aspira a ser y el sitio que se quiere ocupar en el entorno. Por ejemplo “estar a la vanguardia en los modelos de colaboración internacional y gestión”.
• Valores. Son los criterios que indican cómo actuar y cómo no hacerlo. Por ejemplo, “participa­ción”, “profesionalidad”, “agilidad”.

El ideario debe tener un equilibrio entre lo aspiracional y lo realista. Debe impulsar a esforzarse para mejorar, y a la vez servir para generar efectos e impactos, no fantasías.

3. Análisis

Para alcanzar el propósito que te has fijado, antes debes conocer y entender la situación actual en la que te encuentras. Para ello, es necesario realizar un análisis a tres niveles:

• Análisis del contexto. Las organizaciones están condicionadas por unas determinadas “reglas de juego”. Emplean recursos que producen otros e interactúan con personas que tienen inquietudes más allá de la organización. Por tanto, este análisis deberá tener en cuenta los cambios en los diversos ámbitos: económico, político, tecnológico, social y medioambiental.
• Análisis del entorno. También es preciso analizar el mercado en el que actúa la organización. Este análisis abarca las partes interesadas o grupos de interés y públicos, la demanda (bene­ficiarios y fuentes de financiación), la competencia y la imagen (de qué forma nos ven nuestros pú­blicos más relevantes).
• Análisis interno. Por último, habrá que determinar si nuestra propia forma de organizarnos y actuar es la más adecuada para lograr lo que nos proponemos a corto plazo, y soste­nernos en el mediano y largo. Los aspectos que se analizarán aquí son: la creación de impacto, la estrategia, el liderazgo, la organización, los recursos y gestión económica, las personas, el aprendizaje e innovación y la cultura y comunicación.

Una vez realizado este extenso pero necesario análisis, estarás en condiciones de entender las fortalezas y debilidades de la organización de cara a lo que se propone, así como amenazas en el entorno de las cuales debes protegerte y oportunidades que puedes aprovechar. Puedes sintetizar todos los aspectos en una matriz que ayuda a organizar la información:

También es muy útil anali­zar los servicios, actividades o productos que la organización ofrece, considerando la capacidad para concre­tarlos y el grado en que realmente hay interés en ellos. Este análisis ayudará a evaluar si hay servicios o progra­mas a crear, mantener, mejorar o eliminar. A partir de estas considera­ciones, podrás identificar las prio­ridades estratégicas: los proyec­tos de cambio a abordar en este período.

4. Estrategia

Una vez elegidas las priori­dades estratégicas, estas se deben traducir en objetivos concretos para el período que abarca el plan. La definición de objetivos es el punto crítico del plan: ellos son el norte que orienta toda la acción.

Estos objetivos deben ser:

• Calendarizados
• Relevantes
• Específicos
• Medibles
• Alcanzables

Una vez establecidos los objetivos, el siguiente paso es definir las estrategias: plantear diferentes alternativas posibles, evaluarlas y elegir las más adecuadas.

5. Evaluación

Ahora que ya sabes lo que te pro­pones y cómo lo lograrás, hay que crear un sistema que te permita:

• Controlar el avance. Medi­ciones continuas de seguimiento de la ejecución para detectar desviaciones y realizar las co­rrecciones oportunas.
• Evaluar resultados. Compren­der los factores de causa-efec­to que llevaron al éxito o al fra­caso, para extraer conclusiones útiles para futuros planes.

El sistema se compondrá de los indi­cadores, los datos que nos permiten visualizar los logros (por ejemplo: satisfac­ción de los beneficiarios); de las mé­tricas, es decir, las unidades para cuantificar (por ejemplo: euros, cantidad de participantes); de las herramientas o metodologías para obtener y procesar los datos (por ejemplo: encuesta); de la periodicidad con que se mide y de quién se encargará de cada medi­ción.

6. Plan de acción

Concluido el plan estratégico, ahora hay que traducirlo a planes de acción concretos. Para cada uno de los objetivos, en esta fase definiremos:

• Las acciones concretas y pro­cesos que se realizarán.
• Los equipos que participarán de la tarea.
• Los responsables que velarán porque se avance en tiempo y forma.
• Los insumos y el presupuesto que se necesitarán.
• Las fechas y plazos en que se trabajará.

Para esta fase es aconsejable que se involucren los líderes de los equipos que llevarán a cabo las tareas. Por un lado, porque son quienes conocen realmente la capacidad operativa, y por otro lado, porque las personas nos comprometemos más con aquello que ayudamos a decidir.

Cuanto más riguroso y preciso sea el plan estratégico que desarrolléis, el rumbo que debe tomar vuestra organización será más claro, y las metas y objetivos fijados serán más realizables.

¿Necesitas desarrollar el plan estratégico de tu organización pero no sabes por dónde empezar? No esperes más, reserva ya una cita con nosotros.