5 consejos para una comunicación efectiva con tu equipo remoto

Marta Pahíno (colaboradora de Ágora Social)

La comunicación de un equipo siempre es compleja, pero si añadimos el factor de la distancia social, parece que todavía se complica más. Y la realidad es que, aunque a priori pueda parecer un reto difícil de conseguir, trabajar cada uno en su propio entorno, siempre y cuando se establezcan unas reglas generales de comunicación en el equipo, puede ayudar a la productividad individual y a que el equipo trabaje de una forma más armoniosa. En este post, quiero compartir algunos consejos que pueden ayudar a mejorar el estilo de comunicación dentro de tu organización.

Es importante contar con todo el equipo para consensuar estas reglas que nos ayudarán a trabajar mejor y hacer partícipe a cada persona en la toma de decisiones. Estos son algunos consejos que pueden facilitar a las ONG a conseguir una comunicación más fluida:

Usa una herramienta de gestión de proyectos

No me canso de repetir que usar una herramienta de gestión de proyectos es la clave del buen funcionamiento de estos, y por supuesto, una herramienta perfecta para comunicar cualquier avance, cambio, o actualización. Los correos electrónicos son una forma ineficiente de crear esa “lista de tareas”, haciendo difícil su identificación, los recursos necesarios para llevarlas a cabo y la localización de los comentarios sobre un proyecto. Por eso, es vital trabajar con una de estas herramientas (por ejemplo: Asana, Monday o Trello).

Acuerda cuándo usar cada canal de comunicación

Es imprescindible definir la forma en la que nos queremos comunicar con el equipo para evitar malos entendidos. ¿En qué plataforma se van a mandar los mensajes urgentes? ¿Dónde vamos a escribir las actualizaciones de los proyectos en los que vamos a trabajar? ¿Dónde podemos hacer preguntas generales? Hay muchas plataformas que podemos usar para comunicarnos con nuestro equipo: Slack, Whatsapp, Telegram, correo electrónico, herramientas de gestión de proyectos… pero es necesario decidir qué plataformas queremos utilizar y con qué fin para evitar dos errores habituales:

La saturación de mensajes con su consecuente carga de tiempo y estrés.
Evitar “perder” o “enterrar” mensajes importantes entre tanto mensaje y notificación.
Mi recomendación es no usar más de dos o tres canales de comunicación con tu equipo y acabar las conversaciones pertenecientes a un mismo tema dentro de una misma plataforma.

Por ejemplo, podemos usar Slack para mensajes rápidos (donde a su vez podemos abrir diferentes canales temáticos), Asana o Monday (como herramientas de gestión de proyectos) para comunicar actualizaciones y el estado de un proyecto, y dejar el correo electrónico para notificaciones importantes que se realizan una sola vez, como por ejemplo, programar una reunión o mandar comunicados importantes.

Optimiza las reuniones

Tenemos que admitirlo, en nuestra cultura de trabajo sufrimos de “reunionitis” (y sí, en el mundo virtual pasa exactamente lo mismo). Nos encanta programar reuniones para todo, incluso cuando no son necesarias y esto lo único que hace es ralentizar la dinámica del grupo. Las reuniones son necesarias para mantener el espíritu de equipo, especialmente cuando trabajamos a distancia, pero el exceso de reuniones no. Cuando programamos una reunión debemos asegurarnos que cuentan con estos tres elementos:

• Un tiempo establecido (principio y fin). Cuanto más cortas mejor, si se puede hacer en 15 minutos, no necesitamos 30.
• Una agenda. Debemos entrar a una reunión con las ideas claras y sabiendo los temas que vamos a tratar.
• Conclusiones/resoluciones para poder tomar acción (¡no te olvides de documentarlo!).

Ten en cuenta todos estos factores cuando programes las reuniones de equipo y, cuando no sea necesario reunirse, cancela la reunión y utiliza tu energía y la de tu equipo en cualquier otra tarea que lo requiera.

Si lo que quieres comunicar lo puedes hacer en un mensaje a través de uno de los canales de comunicación mencionados, no necesitas una reunión. Las reuniones solo son necesarias cuando aportan valor. Menos es más.

Practica una comunicación con tu equipo concisa

A la hora de escribir mensajes a veces tendemos a desviarnos del tema principal o de hablarle a la persona que recibe el mensaje como si estuviera dentro de nuestra cabeza.

Sé breve

Ordena las ideas en tu cabeza antes de escribirlas para tener más claro que es lo que quieres comunicar usando párrafos cortos, listas o una estructura que deje claras las ideas y/o acciones.

Escribe con precisión

Especialmente cuando trabajamos online y tenemos todos los materiales de trabajo almacenados de forma virtual en una “nube” (por ejemplo, Google Drive o Dropbox), tenemos demasiada información a nuestro alcance como para adivinar a lo que se está refiriendo la persona que nos escribe. Cuando intentes comunicarte con alguien refiriéndote a algún recurso o archivo, en lugar de referirte a “ese documento del que hablamos la semana pasada”, intenta insertar un enlace directo cada vez que menciones un documento, archivo, o carpeta digital. Le ahorrarás tiempo a la persona con la que te estás comunicando.

Acepta la retroalimentación de los demás

Tenemos que aprovechar este momento de cambios que estamos viviendo para superar las carencias de algunas organizaciones a la hora de comunicarse. Crear equipos capaces de trabajar con más autonomía y de forma más horizontal ayuda a formar equipos de alto rendimiento al fomentar la participación de los miembros del equipo a la hora de comunicarse, aportar ideas o proponer soluciones a problemas. Escuchar las opiniones e ideas de otros miembros del equipo sin importar la jerarquía siempre añade valor, ya que podrás analizar y valorar diferentes opiniones que provienen desde diferentes perspectivas (algunas que tú jamás hubieras pensado). Mantén una actitud positiva y la comunicación abierta.