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La comunicación interna empieza a ser considerada |
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La comunicación interna es el “patito feo” de la gestión de las organizaciones ciudadanas. A pesar de su importancia estratégica para el buen funcionamiento de las organizaciones, ya que es como el aceite que engrasa la maquinaria, no se gestiona como se hace con la comunicación externa o cualquier otra función crítica. Prueba de ello es que es una función en tierra de nadie. ¿Alguien ha conocido alguna vez a un responsable de comunicación interna en una asociación o fundación? A lo sumo, es una función secundaria que se asigna a alguien con responsabilidades más amplias, normalmente a la dirección de recursos humanos, en las organizaciones más grandes.
Para tratar de paliar esta carencia, la Federación de ONGD de la Comunidad de Madrid (FONGDCAM) organizó con buen juicio un curso sobre esta materia para sus organizaciones miembros. El curso fue impartido por Ágora Social, con un elevado nivel de satisfacción de los participantes.
Partiendo de un reconocimiento de los problemas de comunicación interna típicos, muchos de los cuales son comunes a varias organizaciones, el curso planteó cómo elaborar un plan que dé solución a las carencias existentes. La comunicación interna no se organiza de forma espontánea. Tiene que ser encauzada y estimulada sobre la base de una auditoría previa, unos objetivos concretos, la elección de los medios adecuados y el establecimiento de mecanismos de seguimiento para adoptar medidas correctivas y de una evaluación final para trazar nuevos planes de mejora. Se trata de crear un sistema dinámico, orientado a las personas y que se ajuste al estadio de desarrollo organizativo.
Sólo con un diagnóstico adecuado y una visión sistémica se puede sacar todo el partido a las herramientas de comunicación que se escojan. A veces no tienen éxito iniciativas como crear un boletín o una intranet porque no cubren verdaderamente las necesidades de las personas o no han sabido “venderse” bien internamente.
Hoy día, además de las herramientas tradicionales, existe un amplio repertorio de nuevos recursos comunicativos que han llegado de la mano de Internet (bitácoras, wikis, aplicaciones para reuniones virtuales, gestores de proyectos, directorios en línea, aplicaciones para el trabajo colaborativo en torno a un documento, etc.). Conocerlas proporciona mayor libertad para elegir la más apropiada para cada necesidad y circunstancia. Pero no obran milagros. Su empleo aislado no tiene ninguna repercusión en la calidad de la comunicación interna.
Tanto en este curso, como en otro reciente que impartimos para el personal de varias organizaciones afines (Concordia 21, FRIDE y CITPax), propugnamos que se use un repertorio más amplio de herramientas además del correo electrónico. Este medio, que ha revolucionado la comunicación, ha generado sin embargo un efecto perverso con su abuso. Se utiliza de forma inapropiada para todo tipo objetivos comunicativos. La consecuencia de ello es saturación de los buzones, imposibilidad de asimilar toda la información que se recibe, dificultad para recuperarla cuando se busca una información concreta, ansiedad ante la imposibilidad de estar al día con el correo y desvío de energías que deberían ser aplicadas a tareas más importantes.
En nuestros cursos sobre el manejo del correo electrónico constatamos cómo una materia que parece no encerrar ningún misterio es sistemáticamente mal utilizada en varios aspectos, desde la elaboración de los mensajes a la gestión de la correspondencia. Con sencillas recomendaciones sobre cuándo utilizarlo y cómo hacerlo se puede reducir significativamente el tráfico de e-mails y mejorar su calidad, lo que se traduce en cantidades asombrosas de horas que pueden liberarse para aplicarlas al cumplimiento de los objetivos profesionales y personales más importantes para cada cual.
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